Hallo Shoppis,
ich weiß ja nicht wie Ihr das Thema angeht, aber wir stellen gerade für die GoBD alle Mails um, um weiterhin gemäß der gültigen Vorschrift zur
Buchführung weiterarbeiten zu können. Folgendes Problem würde ich gern besprechen:
Aktuell: Betriebsprüfung. Der Finanzbeamte fragte uns wie wir die eMails und Rechnungen archivieren. Kurzes Schulterzucken von uns mit der Antwort, dass wir alles auf dem Rechner und in der Cloud gespeichert haben. Ich gehe davon aus, dass die meisten von euch es ebenfalls so handhaben.
Problem: Alle steuerlich relevanten Daten müssen bis hin zum Ursprung revisionssicher archiviert werden.
Folge: Alle Bestellbestätigungen, Rechnungen, Angebote, Kundenabsprachen, Leistungsbeschreibungen. Alle eingehende eMails mit Rechnungen sowie alle ausgehende eMails mit Rechnungen und sonstigen Pipapo müssen archiviert werden. Hierfür ist es nicht ausreichend nur die Buchung in der Buchhaltungssoftware zur Verantwortung zu ziehen, sondern auch alle sämtlichen Bezugsdokumente. Heißt: Auf welches Dokument bezieht sich eure Rechnung/ Angebot und vor allem eurer Buchung in der Buchhaltungssoftware. Summasumarum erhaltet ihr digitale Rechnungen oder gar eine Bestellbestätigung von Amazon für den Betrieb, dann sind die eMail Postfächer ebenfalls zu archivieren. Kurzum: alle betrieblichen eMails sollten revisionssicher archiviert werden. Eine revisionssichere Archivierung findet allerdings nicht auf unserem Computer statt sondern bei einem Drittanbieter, der eure ausgehenden und eingehenden eMails mit archiviert und speichert, sodass der fleißige Finanzbeamte mittels Revisionszugang auf die Plattform zugreifen kann und lesen kann auf welche Rechnung oder Bestellung ihr euch in eurer Buchhaltung bezieht. Zugegebenerweise macht das auch Sinn, denn sonst könnten wir ja die Mails manipulieren. Wir sollten uns mit diesem Umstand abfinden. #gläsenderUnternehmer
Ich bin ja dabei dieser Vorraussetzungen für die Zukunft zu schaffen und habe mit Hornet Security einen preiswerten Anbieter gefunden. Ich bin auf der Suche nach Shoppis die ebenfalls Hornet und Aixpro in Kombination nutzen. Hornet tritt als hier als Partner von Aixpro auf.
Aktuell habe ich noch das Problem, dass die Mails nicht entsprechend korrekt archiviert werden. Dies liegt daran, dass die vom Shop ausgehenden Systemmails einen Return Path hinterlegt haben, den ich nicht ändern kann. Ich finde einfach nicht die korrekte Einstellungen für den Return Path. Aktuell werden alle eMails aus dem Subshop mit ein-und-de-selben Return Path versendet. Hat jemand eine Idee wie ich das Änderung und einstellen kann?
Beste Grüße
Kaddi
